Das GIGA bietet zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Position als
Direktionsassistent:in (m/w/d)
in unserem Regionalinstitut GIGA Institut für Afrika-Studien (IAA). Der oder die Kandidat:in ist gleichzeitig Teammitglied im Konferenzmanagement-Team des GIGA. Es handelt sich um eine unbefristete Stelle in Teilzeit (50 %), Entgeltgruppe 8 TV-AVH / TVöD.
Ihre Aufgaben:
Direktionsassistenz für das Regionalinstitut IAA
Verantwortung für das IAA-Büromanagement
Beantwortung der an das Institut gerichteten Anfragen in deutscher und englischer Sprache
Bewerbungsmanagement für das Regionalinstitut IAA und ggf. auch für andere Arbeitsbereiche des GIGA
Betreuung der Bewerbungsverfahren für Praktikumsplätze sowie Vertragsmanagement und Zeugniserstellung für die IAA-Praktikant:innen
Koordination der Arbeitsplätze, Arbeitsräume und IT-Ausstattung für Gäste, Praktikant:innen und feste Teammitglieder
Bearbeitung und Buchung von Inlands- und Auslandsreisen inkl. Reisekostenbearbeitung für die Direktion des IAA
Vorbereitung der Gastaufenthalte ausländischer Wissenschaftler:innen
Organisation und Begleitung von Konferenzen, Workshops und hybriden Veranstaltungen
Ihre Qualifikationen:
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. Ausbildung als Fremdsprachensekretär:in, oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
Fundierte Kenntnisse in allen Microsoft-Office-Anwendungen
Kenntnisse und Interesse im Bereich digitaler und hybrider Veranstaltungs- und Besprechungsformate
Sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse (Arbeitssprachen im GIGA sind Deutsch und Englisch); weitere für Afrika relevante Sprachkenntnisse (z.B. Französisch) sind von Vorteil
Hoher Grad an Zuverlässigkeit sowie ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
Unser Angebot:
Wertschätzendes, kollegiales Miteinander in einem internationalen Team
Interessante Aufgaben im wissenschaftlichen Umfeld mit Themen von unmittelbarer praktischer Relevanz
Büro in der Hamburger Innenstadt
Weihnachts- und Team-Bonus sowie eine betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss (VBL)
Zuschuss zum ÖPNV-Ticket
Flexible Arbeitszeit (Gleitzeitregelung)
Mobiles Arbeiten bis zu 60% möglich
Vielfalt und die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sind wichtige Anliegen des Instituts. Das GIGA fördert die Gleichstellung aller Geschlechter. Bewerbungen von Menschen mit (Schwer-)Behinderung werden ausdrücklich begrüßt.
Bitte füllen Sie das GIGA-Bewerbungsformular (unter https://www.giga-hamburg.de/de/karriere) aus und richten Sie Ihre vollständige Bewerbung (Ref.-Nr. GIGA-24-15) mit aussagekräftigen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) an:
German Institute for Global and Area Studies (GIGA) Neuer Jungfernstieg 21, 20354 Hamburg, Germany E-Mail: jobs-24-15@giga-hamburg.de (Bewerbungen per E-Mail sind ausdrücklich erwünscht).
Das Auswahlverfahren beginnt am 18. September 2024.
Für weitere Informationen besuchen Sie bitte die Website des GIGA oder kontaktieren Sie Dr. Peter Peetz (E-Mail: peter.peetz@giga-hamburg.de, Tel.: +49 (0)40 – 428 25-516).