Direktionsassistent:in (m/w/d) für das GIGA Institut für Afrika-Studien

Das GIGA bietet zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Position als

Direktionsassistent:in (m/w/d)

in unserem Regionalinstitut GIGA Institut für Afrika-Studien (IAA). Der oder die Kandidat:in ist gleichzeitig Teammitglied im Konferenzmanagement-Team des GIGA. Es handelt sich um eine unbefristete Stelle in Teilzeit (50 %), Entgeltgruppe 8 TV-AVH / TVöD.

Ihre Aufgaben:

• Direktionsassistenz für das Regionalinstitut IAA

• Verantwortung für das IAA-Büromanagement

• Beantwortung der an das Institut gerichteten Anfragen in deutscher und englischer Sprache

• Bewerbungsmanagement für das Regionalinstitut IAA und ggf. auch für andere Arbeitsbereiche des GIGA

• Betreuung der Bewerbungsverfahren für Praktikumsplätze sowie Vertragsmanagement und Zeugniserstellung für die IAA-Praktikant:innen

• Koordination der Arbeitsplätze, Arbeitsräume und IT-Ausstattung für Gäste, Praktikant:innen und feste Teammitglieder

• Bearbeitung und Buchung von Inlands- und Auslandsreisen inkl. Reisekostenbearbeitung für die Direktion des IAA

• Vorbereitung der Gastaufenthalte ausländischer Wissenschaftler:innen

• Organisation und Begleitung von Konferenzen, Workshops und hybriden Veranstaltungen

Ihre Qualifikationen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. Ausbildung als Fremdsprachensekretär:in, oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen

• Fundierte Kenntnisse in allen Microsoft-Office-Anwendungen

• Kenntnisse und Interesse im Bereich digitaler und hybrider Veranstaltungs- und Besprechungsformate

• Sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse (Arbeitssprachen im GIGA sind Deutsch und Englisch); weitere für Afrika relevante Sprachkenntnisse (z.B. Französisch) sind von Vorteil

• Hoher Grad an Zuverlässigkeit sowie ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit

Unser Angebot:

• Wertschätzendes, kollegiales Miteinander in einem internationalen Team

• Interessante Aufgaben im wissenschaftlichen Umfeld mit Themen von unmittelbarer praktischer Relevanz

• Büro in der Hamburger Innenstadt

• Weihnachts- und Team-Bonus sowie eine betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss (VBL)

• Zuschuss zum ÖPNV-Ticket

• Flexible Arbeitszeit (Gleitzeitregelung)

• Mobiles Arbeiten bis zu 60% möglich

Vielfalt und die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sind wichtige Anliegen des Instituts. Das GIGA fördert die Gleichstellung aller Geschlechter. Bewerbungen von Menschen mit (Schwer-)Behinderung werden ausdrücklich begrüßt.

Bitte füllen Sie das GIGA-Bewerbungsformular (unter https://www.giga-hamburg.de/de/karriere) aus und richten Sie Ihre vollständige Bewerbung (Ref.-Nr. GIGA-24-15) mit aussagekräftigen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) an:

German Institute for Global and Area Studies (GIGA) Neuer Jungfernstieg 21, 20354 Hamburg, Germany E-Mail: jobs-24-15@giga-hamburg.de (Bewerbungen per E-Mail sind ausdrücklich erwünscht).

Das Auswahlverfahren beginnt am 18. September 2024.

Für weitere Informationen besuchen Sie bitte die Website des GIGA oder kontaktieren Sie Dr. Peter Peetz (E-Mail: peter.peetz@giga-hamburg.de, Tel.: +49 (0)40 – 428 25-516).