Das GIGA bietet zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Position als
Direktionsassistent:in (m/f/d).
Die Vergütung entspricht EG 8 TV-AVH / TVöD.
Die/Der erfolgreiche Kandidat:in wird anfänglich mit Prof. Sabine Kurtenbach (Präsidentin des GIGA ad interim) arbeiten und ist Mitglied des institutsübergreifenden Sekretariatsteams/ Konferenzmanagements.
Es gilt, die jeweilige Präsidentschaft und das GIGA-Team durch die Ausführung folgender Aufgaben zu unterstützen:
eigenverantwortliches Büromanagement im Präsidium
Sekretariatstätigkeiten, Beantwortung von Anfragen in deutscher und englischer Sprache
Terminplanung und Empfang von Gästen
Organisation von Sitzungen und Vorlage relevanter Unterlagen
Organisation von Reisen und Reisekostenbearbeitung
Vorbereitung von Veranstaltungen (in Person, online und hybrid)
logistisches Mitwirken am laufenden institutionellen Reformprozess
ggf. Bewerbungsmanagement
Übernahme verwandter Aufgaben im Sekretariatsteam.
Notwendige Qualifikationen:
Erfahrung in Sekretariats- und Organisationstätigkeiten
sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse
fundierte Kenntnisse der Microsoft-Office-Anwendungen, technische Fähigkeiten und Affinität (z.B. Datenbanken, Social Media, MS Teams, Videokonferenztechnik)
Freundlichkeit, Zuverlässigkeit, Diskretion, Teamgeist und interkulturelle Sensibilität.
Gewünschte Qualifikationen:
eine einschlägige Ausbildung (Kaufmann/-frau für Bürokommunikation, Fremdsprachenassistent:in oder vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten)
Erfahrungen mit Veranstaltungsorganisation
weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil
Unser Angebot:
interessante Aufgaben in einem akademischen Umfeld mit Themen realweltlicher Relevanz
kollegiales Umfeld in einem internationalen Team
mobiles Arbeiten bis zu 60% möglich
attraktive betriebliche Altersvorsorge (VBL)
Weihnachtsgeld und Teambonus
Zuschuss zum Deutschlandticket
Büro in der Hamburger Innenstadt
Die Stelle ist teilzeitgeeignet. Vielfalt und die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sind wichtige Anliegen des Instituts. Das GIGA fördert die Gleichstellung aller Geschlechter. Bewerbungen von Menschen mit (Schwer)Behinderung werden ausdrücklich begrüßt.
Bitte füllen Sie das GIGA-Bewerbungsformular aus und richten Sie Ihre vollständige Bewerbung (Ref.-Nr. GIGA-24-14) mit aussagekräftigen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse an:
German Institute for Global and Area Studies (GIGA) Neuer Jungfernstieg 21, 20354 Hamburg, Germany E-Mail: Jobs-24-14@giga-hamburg.de (Bewerbungen per E-Mail sind ausdrücklich erwünscht).
Das Auswahlverfahren beginnt am 16. September 2024.
Für weitere Informationen besuchen Sie bitte die Homepage des GIGA oder kontaktieren Sie Julia Kramer (julia.kramer@giga-hamburg.de).